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Jahreswechsel 2025/26 – Checkliste für gemeinnützige Vereine

Für alle gemeinnützigen Vereine relevant

✔️ Buchungskonten und Kassenbestände abgleichen

Führen Sie zum Jahresende einen vollständigen Abgleich aller:

  • Bankkonten
  • Barkassen
  • Geldkonten (PayPal, Stripe etc.)

Ziel ist die frühzeitige Erkennung von:

  • fehlenden oder doppelt gebuchten Belegen
  • offenen Forderungen oder Verbindlichkeiten
  • Kassenfehlbeständen
  • fehlerhaften oder ungewöhnlichen Abbuchungen

Der Jahreswechsel ist der ideale Zeitpunkt für eine abschließende Plausibilitätsprüfung.

✔️ Saldenvorträge zum 01.01.2026 korrekt durchführen

Nach Abschluss aller Buchungen für 2025 müssen die Salden der:

  • Finanzkonten
  • Bestandskonten

ordnungsgemäß in das neue Geschäftsjahr übernommen werden.

Ein korrekter Saldenvortrag ist zwingende Voraussetzung für:

  • Nachvollziehbarkeit der Buchführung (GoBD)
  • Erstellung des Jahresabschlusses
  • spätere Prüfungen durch Finanzamt oder Fördermittelgeber

Empfehlung: Salden erst vortragen, wenn das Vorjahr vollständig abgeschlossen ist.

✔️ Rechnungsnummern ab 01.01.2026 korrekt fortführen

Rechnungsnummern müssen:

  • eindeutig
  • lückenlos
  • fortlaufend

sein – auch über den Jahreswechsel hinweg.
Eine doppelte Vergabe ist unzulässig und kann bei Prüfungen beanstandet werden.

Hinweis für Vereine:
Auch Rechnungen im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb (z. B. Veranstaltungen, Merchandising) unterliegen dieser Pflicht.

Umsatzsteuer & Meldungen (falls relevant)

✔️ OSS-Verfahren (One-Stop-Shop)

Relevant für Vereine, die:

  • digitale Leistungen oder Waren
  • an Privatpersonen in anderen EU-Staaten

erbringen und dafür im OSS-Verfahren registriert sind.

👉 Quartalsweise Meldung über das BZSt-Online-Portal (BOP) erforderlich.

✔️ Sondervorauszahlung zur Umsatzsteuer verrechnen

Vereine mit:

  • monatlicher USt-Voranmeldung
  • beantragter Dauerfristverlängerung

müssen prüfen, ob die geleistete Sondervorauszahlung:

  • korrekt mit der Dezember-Voranmeldung 2025 verrechnet wurde.

✔️ Meldezeitraum der USt-Voranmeldung prüfen

Der Meldezeitraum (monatlich / vierteljährlich / jährlich) kann sich ändern, abhängig von:

  • der Umsatzsteuerzahllast des Vorjahres

Bitte rechtzeitig prüfen, um Fristversäumnisse zu vermeiden.

Besonderheiten für gemeinnützige Vereine

✔️ Mittelverwendung prüfen (§ 55 AO)

Zum Jahresende besonders wichtig:

  • Wurden zeitnah zu verwendende Mittel ordnungsgemäß eingesetzt?
  • Gibt es zulässige Rücklagen (z. B. Zweck-, Projekt- oder freie Rücklagen)?
  • Sind zweckgebundene Spenden korrekt abgegrenzt?

Eine fehlerhafte Mittelverwendung kann die Gemeinnützigkeit gefährden.

✔️ Abgrenzung der Tätigkeitsbereiche prüfen

Kontrollieren Sie die korrekte Zuordnung aller Einnahmen und Ausgaben zu:

  • ideellem Bereich
  • Vermögensverwaltung
  • Zweckbetrieb
  • wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb

Diese Trennung ist zwingend erforderlich für:

  • Steuererklärungen
  • Gemeinnützigkeitsprüfung
  • Transparenz gegenüber Förderern

✔️ Jahresabschluss vorbereiten (EÜR)

Zum Jahreswechsel beginnt die Vorbereitung auf:

  • EÜR
  • ggf. Umsatzsteuererklärung
  • Körperschaftsteuererklärung (bei steuerpflichtigen Bereichen)

Beachten Sie insbesondere:

  • die 10-Tage-Regelung
  • Vollständigkeit aller Belege
  • korrekte periodengerechte Zuordnung

Bilanzierende gemeinnützige Organisationen

✔️ Vorbereitung des Jahresabschlusses (Bilanz & GuV)

Bilanzierende Vereine und gGmbHs sollten frühzeitig:

  • Abstimmungen und Rückstellungen prüfen
  • Abschreibungen erfassen
  • Forderungen und Verbindlichkeiten klären

Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ist – neben der Bilanz – ein zentraler Bestandteil des Jahresabschlusses.

Datentransfer zur Steuererklärung

✔️ Datentransfer an smartsteuer (falls genutzt)

Wenn Sie Ihre Steuererklärungen selbst erstellen:

  • prüfen Sie den vollständigen und korrekten Export Ihrer Buchhaltungsdaten
  • stellen Sie sicher, dass alle steuerlich relevanten Konten enthalten sind

Fazit

Der Jahreswechsel 2025/26 ist für gemeinnützige Vereine mehr als eine formale Pflicht.
Eine saubere Buchhaltung, korrekte Mittelverwendung und vollständige Abschlüsse sind entscheidend für:

  • den Erhalt der Gemeinnützigkeit
  • Rechtssicherheit
  • Vertrauen von Spendern und Fördermittelgebe

CCheckliste zum Jahreswechsel 2025/26 für gemeinnützige Verein

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