Funktionen und Module
von NGO.TOOLS
Das alles wird jetzt ganz einfach.
Mit NGO.TOOLS erhältst du frei konfigurierbaren „Werkzeugkasten“ mit praktikablen, zeitsparenden Lösungen, die deinem Verein oder deiner Non-Profit-Organisation helfen, sich auf die Kernaufgaben, auf deine Mission zu konzentrieren. Du gewinnst mehr Zeit durch umfassende Softwarelösungen, fundiertes Wissen und maßgeschneiderte Beratung – alles, was dein Verein, deine gemeinnützige Organisation benötigt, um effizient und erfolgreich zu arbeiten.
Qualifikationen
Verwalte Qualifikationen und Nachweise deiner Kontakte: Führungszeugnisse, Kinderschutzschulungen, Erste-Hilfe-Kurse und mehr. Definiere Qualifikationstypen mit Gültigkeitsdauer und Erinnerungsvorlauf. Tracke den Erfüllungsstand pro Kontakt mit Status-Ampel (gültig, läuft bald ab, abgelaufen). Hänge Pflicht-Qualifikationen an Rollen in Strukturgruppen.
Kontakte
Zentrales Kontaktmodul: Alle Kontakte, Spenderdaten, Mitglieder & Partner an einem Ort. Vereinheitlichte Datensätze, automatische Dublettenprüfung und DSGVO-konforme Profile. Synchronisiert nahtlos mit CRM, Newsletter, Webseite, Event- und Spendentools über smarte Schnittstellen und Webhooks. Segmentieren, filtern, markieren – für präzise Kommunikation und effiziente Kampagnen. Hier laufen alle Informationen zentral zusammen, damit Arbeit reduziert, Reichweite erhöht, Zeit gespart wird und du den Überblick behältst.
Buchhaltung (erweitert) - Bilanz
GoBD-konforme Bilanz-Buchhaltung leicht gemacht: Unsere Finanzbuchhaltung vereint intuitive Bedienung, Automatisierung und KI. Buche Belege, Rechnungen und Kontierungen ohne Vorkenntnisse – das System erkennt, verbucht und schlägt passende Konten vor. Erstelle Bilanz, GuV und Jahresabschluss, verwalte Anlagen und übergib Daten sicher an deinen Steuerberater (z.B. DATEV). Dashboards zeigen dir jederzeit Umsatz und Kosten. Digitale Beleg-Erkennung (aus Nextcloud), rechtssichere Belegarchivierung, Prüfpfade und Archiv, UST-Voranmeldung, basierend auf SKR42 (für gemeinnützige Organisationen, Vereine). Auch andere Konten-Rahmen möglich.
Buchhaltung (Basis) - EÜR
Dieses EÜR-Finanzbuchhaltungs-Tool ermöglicht dir die Verwaltung von Finanzen. Du kannst (Bank-) Konten verbinden, Kontobewegungen automatisch importieren, Rechnungen hochladen und automatisch erkennen lassen. Und dann kannst du sehr intuitiv (fast automatisiert) buchen und zuordnen lassen. Die 4 Sphären einer gemeinnützigen Organisation sind berücksichtigt. Du kannst Split-Buchungen oder Umbuchungen vornehmen. Mit einem Dashboard hast du Einnahmen und Ausgaben im Überblick. Einen Export fürs Finanzamt oder Steuerberater ist auch enthalten.
Struktur
Das Struktur-Modul von NGO.tools bildet deine hierarchische Organisationsstruktur übersichtlich als Baumansicht ab. Erstelle beliebig viele Gruppen und Untergruppen, definiere Gruppentypen und weise Kontakten flexible Rollen zu – inklusive Zeiträumen für Ein- und Austritt. Die integrierte Beitragsverwaltung ermöglicht es, Beitragsschemata pro Gruppe und Rolle zu definieren: Forderungen werden automatisch generiert und können als bezahlt markiert werden. Nutze dynamische Segmente, um Gruppenmitglieder direkt per Newsletter anzuschreiben, und exportiere Mitgliederlisten mit einem Klick. Mehrere parallele Strukturen sind möglich – ideal für Vereine, Gemeinden und Non-Profits mit komplexer Organisation. DSGVO-konform und nahtlos mit dem Kontaktmodul synchronisiert.
Newsletter
NGO.tools bietet ein komfortables, intuitives Newslettertool für wirkungsvolle Kampagnen. Nutze viele professionelle Gestaltungstemplates, einen Drag-&-Drop-Editor und smarte Automationen. Versende ohne Limit – zum günstigen Preis, ideal für Vereine, NPOs, Stiftungen und Social Business. Alle Daten sind mit weiteren Modulen wie CRM, Spenden, Events und Formularen synchron. DSGVO-konform, hohe Zustellraten, sofort startklar. Optimiert für Reichweite, Echtzeit-Reporting, Segmentierung und smarte Integration in die Webseite: An- und Abmeldungen, Dubletten uvm werden automatisch erkannt.
Spenden
Die NGO.tools Spenden-Tool bündelt deine Spenden-Verwaltung an einem Ort: Verwalte und organisiere Spenden nach Projekten, behalte mit einem klaren Dashboard Spender und Spendenverlauf im Blick. Erstelle auf Knopfdruck Spendenbescheinigungen zum für dich passenden Zeitpunkt – inkl. automatisiertem Versand per E-Mail. DSGVO-konform, skalierbar und ideal für Vereine & NPOs. Mit Segmentierung, Projektreports und automatisierte Synchronisierung für Steuer & Buchhaltung sparst du Zeit und reduzierst Fehler.Um das Spenden-Tool nutzen zu können, muss eins der beiden Buchhaltungs-Tools aktiviert sein.
Webseite
Mit dem NGO.tools Webseitenbuilder erstellst du ohne Programmierkenntnisse eine professionelle, responsive Website. Vorbereitete Bereiche, in denen du z.B Projekte, Veranstaltungen, Newsletter-Einladung, Social-Media anzeigen kannst. Kontakt und Impressum werden dir automatisch vorgeschlagen. Wähle aus modernen Design-Templates, individualisiere mit eigenen Bildern oder Videos und pflege Inhalte zentral in NGO.tools.Inklusive kostenloser Domain (.de oder .com) – oder eigene Domain nutzen – plus kostenloser E-Mail-Adresse mit Weiterleitungen. SEO-freundlich, sicher und ideal für Vereine & Non-Profits!
Projekte
Das Projekt-Tool von NGO.tools bündelt alles rund um Projekte: Definiere Spendenaktionen, weise Einnahmen und Ausgaben präzise zu und halte die Finanz-Buchhaltung stets sauber. Mit Budgetplanung, Statusampel und übersichtlichem Dashboard behältst du jederzeit den Fortschritt im Blick. Detaillierte Projekt-Reports, Exporte und Tags sorgen für Transparenz, Controlling und Nachvollziehbarkeit. Ideal für Vereine, Non-Profits und Stiftungen, die Wirkung messen, Mittel steuern und Zeit sparen wollen. DSGVO-konform & cloudbasiert.
Mitglieder-Verwaltung
Die Mitgliederverwaltung von NGO.tools vereinfacht Vereinsarbeit: zentrale Profile, Gruppen/Rollen, Online-Beitritt. Kommunikation per E-Mail/Newsletter, Event- und Spenden-Sync, Self-Service-Portal und DSGVO-Konformität inklusive. Suche, Workflows und automatisierte Synchronisierung für die Buchhaltung bei NGO.tools vereinfachen die Arbeit enorm. Cloudbasiert und skalierbar – perfekt für Vereine, Non-Profits, Stiftungen & Initiativen.
Cloudservice Zusammenarbeit
Das Tool „Cloudservice – Zusammenarbeit“ bringt dein Team auf eine leistungsstarke Nextcloud-Plattform. Synchronisiere und teile Dateien, arbeite gleichzeitig in Office- und Textdokumenten, Excel-Tabellen und organisiere Projekte mit Kalender, Aufgaben und Notizen. Mit Freigaben, Versionsverlauf und Kommentaren bleibt alles transparent. 1 TB Speicher ist inklusive. Per Browser & App nutzbar und nahtlos mit weiteren NGO.tools Modulen verbunden – ideal für Vereine, Stiftungen & NGOs. Auf deutschen, DSGVO sicheren Servern gehostet.
Veranstaltungen
Das Veranstaltungs-Management-Tool: Plane und führe Events durch. Mitarbeitende geben Verfügbarkeiten wie bei Doodle an, Verantwortliche teilen Dienste zu und erstellen Dienstpläne. Ablaufplanung per Vorlagen, automatische Erinnerungen – auch bei offenen Einteilungen. Agenda wird vorab versendet und sicher in der Cloud abgelegt. Fakten wie Besucherzahlen und Spendenzweck werden erfasst. Dateien hochladen, Musik mit SongSelect/CCLI planen – zentral synchron. Leg los.
Aufgaben
Nutze dieses Tool, um deine Aufgaben gemeinschaftlich zu managen. Setze regelmäßige Aufgaben auf Wiedervorlage und lasse dir kein to do mehr entgehen!
Formulare / Umfragen
NGO.tools Formular - & Umfrage-Tool überzeugt durch: schnellen Editor, smarte Logik, starke Reports mit Dashboards, Kreuztabellen und Textanalyse. DSGVO-fokussiert mit Hosting in DE und AVV. Branding & White-Label, in eigene Webseite einbindbar, mehrsprachig, Panel-Integration. Faire Preise, einfache Nutzung und unbegrenzte Umfragen. Für mehr Nutzer-Zufriedenheit, Feedback, Mitarbeiter-Umfragen, Veranstaltungs-Response, Concept-Tests u.a. Es können z.B. auch Beleg-Einreichungen oder Camp-Anmeldungen hierüber erledigt werden. Sammle mehr Antworten – für bessere Entscheidungen in deiner Organisation.
Workflows
Mit dem Workflow Builder kannst du eure internen Prozesse nicht nur modellieren, sondern auch direkt ausführen lassen. Die Prozesse können durch Formulare, Aufruf der API oder diverse interne Funktionalitäten ausgelöst werden. Für die Ersteinrichtung stehen wir gerne bei Bedarf zur Verfügung, damit die Nutzung später dann automatisch korrekt verläuft.
Mit der E-Mail-Postfachbereitstellung von NGO.tools richtest du professionelle Email-Postfächer in Minuten ein: eigene Adressen, Aliase und Weiterleitungen, wahlweise mit bereitgestellter Domain (.de/.com) oder deiner bestehenden. Nutze Webmail, IMAP/POP3 und mobile Clients. Inklusive Spam- und Virenfilter, TLS-Verschlüsselung, 2-fach-Authentification und täglichen Backups. Zentrale Verwaltung für Teams, Rollen und Speicher, einfache DNS-Hilfen. DSGVO-konform, skalierbar, fair bepreist. Support inklusive.
Email-Newsletter-Serientool
Mit dem Email-/Newsletter-Serientool von NGO.tools planst du komplette E-Mail-Automationen und E-Mail-Kampagnen: mehrere Mails, die zeitgesteuert nacheinander versendet werden – perfekt für Onboarding, Spendenkampagnen und Reaktivierung. Drag-&-Drop, Vorlagen und Segmentierung steigern Öffnungen und Klicks. DSGVO-konform, ohne Versandlimit, mit Reporting in Echtzeit und CRM-Sync zu Projekten, Spenden und Kontakten. So wächst Bindung, Wirkung und Reichweite – automatisch. Schnell startklar.
Kontaktsegment-Kommunikation
Mit dem Kontaktsegment-Tool von NGO.tools verwaltest du Verteiler smart und rechtssicher. Vergib jedem Segment eine eigene E-Mail-Adresse und sende direkt aus deinem Mailprogramm – ohne Umwege über Newslettertools. Alle Kontakte des Segments erhalten die Nachricht, Bounces werden erfasst. Sync mit CRM, Tags und Projekten, DSGVO-Konformität sorgen für saubere Daten. Ideal für Vereine & Non-Profits, die schnell, zielgenau und teamweit kommunizieren.
Ressourcenverwaltung
Mit dem Ressourcen-Tool lässt sich eure gemeinschaftlich genutzte Ausstattung schnell und bequem verwalten. Ob Räume, Beamer oder das Dienstfahrrad: Dank der Ressourcenverwaltung hast du alle Verfügbarkeiten stets im Blick und vermeidest organisatorische Kollisionen. Einfach Zeitraum wählen, Anfrage stellen, Genehmigung erhalten. Und: Sollte es dennoch zu Gesprächsbedarf kommen, findest du dank der Verknüpfung zu den Kontakten immer die richtige Ansprechperson.
Budgets
Mit diesem Tool lassen sich deine Finanzen noch besser strukturieren und verwalten. Erstelle projekt- und zeitbezogene Budgets, um deine finanziellen Mittel kontrolliert und effizient einzusetzen. Hinterlege geplante und genehmigte Förderanträge und erhalte einen schnellen Überblick auf den Stauts quo deiner externen Gelder.
Veröffentlichungs-Manager
Mit dem Veröffentlichungs-Manager von NGO.tools steuerst du Content-Anfragen zentral und effizient. Erfasse, priorisiere und prüfe Einreichungen mit Workflows und Rollen, vergib Freigaben und verteile Beiträge automatisiert an Website, Newsletter, Social Media & Intranet. Regeln, Templates und Terminkalender sichern konsistente, starke Veröffentlichungen. Protokolle, Benachrichtigungen und Rechte sorgen für Transparenz. DSGVO-konform, teamfähig. Mit Channel-Mapping und Zielgruppen-Segmenten.
Fundraising (Verlosung)
Mit dem Verlosungs-Tool von NGO.tools erstellen Vereine und Non-Profits im Handumdrehen Verlosungsaktionen zum Spendensammeln: es können Online-Lose, kombiniert mit physischen Losen automatisch produziert werden. Alle Spenden-Einnahmen werden zentral verwaltet, individuelle Gewinnpläne, Nummernkreise und Quittungen inklusive. Teilnehmerverwaltung und Reporting sorgen für Transparenz. Einbindung in eigene Webseite. DSGVO-konform, mobilfreundlich, schnell startklar.
Zukünftige Erweiterungen
Die folgenden Module befinden sich aktuell in der Planung oder Entwicklung und werden in Zukunft Teil des NGO.Tools Angebots sein. Sie erweitern das bestehende System um weitere praxisnahe Funktionen und ermöglichen eine noch effizientere Vereins- und Projektarbeit. Wir arbeiten kontinuierlich daran, dein digitales Werkzeug optimal zu ergänzen – basierend auf dem Feedback unserer Nutzer:innen und den Anforderungen des Alltags.
| Modul | Details | Geplante Veröffentlichung |
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Du hast bereits ein Spendentool, ein Newsletter-Programm, eine FiBu? Und du würdest gerne mit NGO.TOOLS starten? Kein Problem! Wir kümmern uns um den Umzug deiner Kontakte, deiner Daten und helfen dir bei der Einrichtung.
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