Funktionen und Module
von NGO.TOOLS
Das alles wird jetzt ganz einfach.
Mit NGO.TOOLS erhältst du frei konfigurierbaren „Werkzeugkasten“ mit praktikablen, zeitsparenden Lösungen, die deinem Verein oder deiner Non-Profit-Organisation helfen, sich auf die Kernaufgaben, auf deine Mission zu konzentrieren. Du gewinnst mehr Zeit durch umfassende Softwarelösungen, fundiertes Wissen und maßgeschneiderte Beratung – alles, was dein Verein, deine gemeinnützige Organisation benötigt, um effizient und erfolgreich zu arbeiten.
Kontakte
Zentrales Kontaktmodul: Alle Kontakte, Spenderdaten, Mitglieder & Partner an einem Ort. Vereinheitlichte Datensätze, automatische Dublettenprüfung und DSGVO-konforme Profile. Synchronisiert nahtlos mit CRM, Newsletter, Webseite, Event- und Spendentools über smarte Schnittstellen und Webhooks. Segmentieren, filtern, markieren – für präzise Kommunikation und effiziente Kampagnen. Hier laufen alle Informationen zentral zusammen, damit Arbeit reduziert, Reichweite erhöht, Zeit gespart wird und du den Überblick behältst.
Buchhaltung (Bilanz) *Beta
GoBD-konforme Bilanz-Buchhaltung leicht gemacht: Unsere Finanzbuchhaltung vereint intuitive Bedienung, Automatisierung und KI. Buche Belege, Rechnungen und Kontierungen ohne Vorkenntnisse – das System erkennt, verbucht und schlägt passende Konten vor. Erstelle Bilanz, GuV und Jahresabschluss, verwalte Anlagen und übergib Daten sicher an deinen Steuerberater (z.B. DATEV). Dashboards zeigen dir jederzeit Umsatz und Kosten. Digitale Beleg-Erkennung (aus Nextcloud), rechtssichere Belegarchivierung, Prüfpfade und Archiv, UST-Voranmeldung, basierend auf SKR42 (für gemeinnützige Organisationen, Vereine). Auch andere Konten-Rahmen möglich.
Buchhaltung (EÜR)
Dieses EÜR-Finanzbuchhaltungs-Tool ermöglicht dir die Verwaltung von Finanzen. Du kannst (Bank-) Konten verbinden, Kontobewegungen automatisch importieren, Rechnungen hochladen und automatisch erkennen lassen. Und dann kannst du sehr intuitiv (fast automatisiert) buchen und zuordnen lassen. Die 4 Sphären einer gemeinnützigen Organisation sind berücksichtigt. Du kannst Split-Buchungen oder Umbuchungen vornehmen. Mit einem Dashboard hast du Einnahmen und Ausgaben im Überblick. Einen Export fürs Finanzamt oder Steuerberater ist auch enthalten.Hinweis (bis wann man die EÜR nutzen kann): Der Gesetzgeber erlaubt allen Vereinen und Non-Profits bis zu einem Umsatz pro Jahr von 800Tsd € oder 80Tsd € Gewinn, dass sie diese vereinfachte, und auch für Laien gut zu bewältigende Finanzbuchhaltungsvariante verwenden können. Für alle Non-Profits mit höherem Umsatz pro Jahr oder höheren Jahresgewinnen, gibt es bei NGO.tools selbstverständlich auch die GoBD doppelte Bilanz-Buchhaltung.
Newsletter
NGO.tools bietet ein komfortables, intuitives Newslettertool für wirkungsvolle Kampagnen. Nutze viele professionelle Gestaltungstemplates, einen Drag-&-Drop-Editor und smarte Automationen. Versende ohne Limit – zum günstigen Preis, ideal für Vereine, NPOs, Stiftungen und Social Business. Alle Daten sind mit weiteren Modulen wie CRM, Spenden, Events und Formularen synchron. DSGVO-konform, hohe Zustellraten, sofort startklar. Optimiert für Reichweite, Echtzeit-Reporting, Segmentierung und smarte Integration in die Webseite: An- und Abmeldungen, Dubletten uvm werden automatisch erkannt.
Spenden
Die NGO.tools Spenden-Tool bündelt deine Spenden-Verwaltung an einem Ort: Verwalte und organisiere Spenden nach Projekten, behalte mit einem klaren Dashboard Spender und Spendenverlauf im Blick. Erstelle auf Knopfdruck Spendenbescheinigungen zum für dich passenden Zeitpunkt – inkl. automatisiertem Versand per E-Mail. DSGVO-konform, skalierbar und ideal für Vereine & NPOs. Mit Segmentierung, Projektreports und automatisierte Synchronisierung für Steuer & Buchhaltung sparst du Zeit und reduzierst Fehler.Um das Spenden-Tool nutzen zu können, muss eins der beiden Buchhaltungs-Tools aktiviert sein.
Webseite
Mit dem NGO.tools Webseitenbuilder erstellst du ohne Programmierkenntnisse eine professionelle, responsive Website. Vorbereitete Bereiche, in denen du z.B Projekte, Veranstaltungen, Newsletter-Einladung, Social-Media anzeigen kannst. Kontakt und Impressum werden dir automatisch vorgeschlagen. Wähle aus modernen Design-Templates, individualisiere mit eigenen Bildern oder Videos und pflege Inhalte zentral in NGO.tools.Inklusive kostenloser Domain (.de oder .com) – oder eigene Domain nutzen – plus kostenloser E-Mail-Adresse mit Weiterleitungen. SEO-freundlich, sicher und ideal für Vereine & Non-Profits!
Projekte
Das Projekt-Tool von NGO.tools bündelt alles rund um Projekte: Definiere Spendenaktionen, weise Einnahmen und Ausgaben präzise zu und halte die Finanz-Buchhaltung stets sauber. Mit Budgetplanung, Statusampel und übersichtlichem Dashboard behältst du jederzeit den Fortschritt im Blick. Detaillierte Projekt-Reports, Exporte und Tags sorgen für Transparenz, Controlling und Nachvollziehbarkeit. Ideal für Vereine, Non-Profits und Stiftungen, die Wirkung messen, Mittel steuern und Zeit sparen wollen. DSGVO-konform & cloudbasiert.
Mitglieder-Verwaltung
Die Mitgliederverwaltung von NGO.tools vereinfacht Vereinsarbeit: zentrale Profile, Gruppen/Rollen, Online-Beitritt. Kommunikation per E-Mail/Newsletter, Event- und Spenden-Sync, Self-Service-Portal und DSGVO-Konformität inklusive. Suche, Workflows und automatisierte Synchronisierung für die Buchhaltung bei NGO.tools vereinfachen die Arbeit enorm. Cloudbasiert und skalierbar – perfekt für Vereine, Non-Profits, Stiftungen & Initiativen.
Cloudservice Zusammenarbeit
Das Tool „Cloudservice – Zusammenarbeit“ bringt dein Team auf eine leistungsstarke Nextcloud-Plattform. Synchronisiere und teile Dateien, arbeite gleichzeitig in Office- und Textdokumenten, Excel-Tabellen und organisiere Projekte mit Kalender, Aufgaben und Notizen. Mit Freigaben, Versionsverlauf und Kommentaren bleibt alles transparent. 1 TB Speicher ist inklusive. Per Browser & App nutzbar und nahtlos mit weiteren NGO.tools Modulen verbunden – ideal für Vereine, Stiftungen & NGOs. Auf deutschen, DSGVO sicheren Servern gehostet.
Formulare / Umfragen
Hier kannst du beliebige Formulare erstellen und veröffentlichen.
Umfrage Tool
NGO.tools Umfrage-Tool überzeugt durch: schnellen Editor, smarte Logik, starke Reports mit Dashboards, Kreuztabellen und Textanalyse. DSGVO-fokussiert mit Hosting in DE und AVV. Branding & White-Label, in eigene Webseite einbindbar, mehrsprachig, Panel-Integration. Faire Preise, einfache Nutzung und unbegrenzte Umfragen. Für mehr Nutzer-Zufriedenheit, Feedback, Mitarbeiter-Umfragen, Veranstaltungs-Response, Concept-Tests u.a. Sammle mehr Antworten – für bessere Entscheidungen in deiner Organisation.
Mit der E-Mail-Postfachbereitstellung von NGO.tools richtest du professionelle Email-Postfächer in Minuten ein: eigene Adressen, Aliase und Weiterleitungen, wahlweise mit bereitgestellter Domain (.de/.com) oder deiner bestehenden. Nutze Webmail, IMAP/POP3 und mobile Clients. Inklusive Spam- und Virenfilter, TLS-Verschlüsselung, 2-fach-Authentification und täglichen Backups. Zentrale Verwaltung für Teams, Rollen und Speicher, einfache DNS-Hilfen. DSGVO-konform, skalierbar, fair bepreist. Support inklusive.
Kontaktsegment-Kommunikation
Mit dem Kontaktsegment-Tool von NGO.tools verwaltest du Verteiler smart und rechtssicher. Vergib jedem Segment eine eigene E-Mail-Adresse und sende direkt aus deinem Mailprogramm – ohne Umwege über Newslettertools. Alle Kontakte des Segments erhalten die Nachricht, Bounces werden erfasst. Sync mit CRM, Tags und Projekten, DSGVO-Konformität sorgen für saubere Daten. Ideal für Vereine & Non-Profits, die schnell, zielgenau und teamweit kommunizieren.
Veranstaltungen
Das Veranstaltungs-Management-Tool: Plane und führe Events durch. Mitarbeitende geben Verfügbarkeiten wie bei Doodle an, Verantwortliche teilen Dienste zu und erstellen Dienstpläne. Ablaufplanung per Vorlagen, automatische Erinnerungen – auch bei offenen Einteilungen. Agenda wird vorab versendet und sicher in der Cloud abgelegt. Fakten wie Besucherzahlen und Spendenzweck werden erfasst. Dateien hochladen, Musik mit SongSelect/CCLI planen – zentral synchron. Leg los.
Email-Newsletter-Serientool
Mit dem Email-/Newsletter-Serientool von NGO.tools planst du komplette E-Mail-Automationen und E-Mail-Kampagnen: mehrere Mails, die zeitgesteuert nacheinander versendet werden – perfekt für Onboarding, Spendenkampagnen und Reaktivierung. Drag-&-Drop, Vorlagen und Segmentierung steigern Öffnungen und Klicks. DSGVO-konform, ohne Versandlimit, mit Reporting in Echtzeit und CRM-Sync zu Projekten, Spenden und Kontakten. So wächst Bindung, Wirkung und Reichweite – automatisch. Schnell startklar.
Lotterie
Mit dem Lotterien-Tool von NGO.tools erstellen Vereine und Non-Profits im Handumdrehen Vereinslotterien. Ideal für Verlosungsaktionen zum Spendensammeln: Generiere Online-Lose, kombiniere sie mit physischen Losen und verfolge alle Spenden-Einnahmen zentral. Individuelle Gewinnpläne, Nummernkreise und Quittungen inklusive. Teilnehmerverwaltung und Reporting sorgen für Transparenz. Einbindung in eigene Webseite. DSGVO-konform, mobilfreundlich, schnell startklar.
WordPress-Webseite
Wir setzen dir auch eine WordPress-Webseite auf. Du kannst Wordpress nutzen und alles dort pflegen und individualisieren. Wir bieten eine Schnittstelle zu weiteren Tools (Fundraising, Spenden, Finanzbuchhaltung, Newsletter etc.) von uns an.
Zukünftige Erweiterungen
Die folgenden Module befinden sich aktuell in der Planung oder Entwicklung und werden in Zukunft Teil des NGO.Tools Angebots sein. Sie erweitern das bestehende System um weitere praxisnahe Funktionen und ermöglichen eine noch effizientere Vereins- und Projektarbeit. Wir arbeiten kontinuierlich daran, dein digitales Werkzeug optimal zu ergänzen – basierend auf dem Feedback unserer Nutzer:innen und den Anforderungen des Alltags.
| Modul | Details | Geplante Veröffentlichung |
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Wechseln leicht gemacht – mit unserem kostenfreien Wechselservice
Du hast bereits ein Spendentool, ein Newsletter-Programm, eine FiBu? Und du würdest gerne mit NGO.TOOLS starten? Kein Problem! Wir kümmern uns um den Umzug deiner Kontakte, deiner Daten und helfen dir bei der Einrichtung.
2025. NGO.TOOLS ist ein Brand von Help NGO gGmbH und als gemeinnützig anerkannt vom Finanzamt Villingen-Schwenningen unter der St.Nr. 22103/86759.
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