Veranstaltungen planen – Teams koordinieren, Abläufe erstellen, automatisch erinnern
Mit NGO.tools organisierst du Nonprofit-Veranstaltungen schnell und verlässlich: Mitarbeitende geben Verfügbarkeiten wie bei Doodle an, Verantwortliche teilen Dienste ein, Abläufe entstehen per Vorlage – inklusive Erinnerungen, automatischem Ablaufversand, Cloud-Ablage und Datei-Uploads.
Kurzüberblick: Was du mit dem Veranstaltungs-Modul abdeckst
- Planung & Durchführung von Veranstaltungen (z. B. Infoabend, Benefiz-Event, Workshop – oder auch beispielsweise einen Gottesdienst)
- Verfügbarkeiten erfassen (Doodle-Prinzip)
- Dienste/Teams einteilen durch Verantwortliche
- Dienstpläne erstellen und teilen
- Ablaufplanung per Vorlagen in Minuten
- Erinnerungen für eingeteilte Dienste
- Erinnerungen für fehlende Einteilungen
- Automatischer Versand des Ablaufs vor der Veranstaltung
- Ablage des Ablaufs im Cloud-Speicher
- Verwaltung von Fakten (z. B. Besucherzahlen, Einnahmen (Spenden o.ä.)
- Datei-Uploads für beteiligte Teams
- Musikplanung mit Songselect-Anbindung (optional)
Nutzen – was ihr konkret gewinnt
Weniger Abstimmung, mehr Verbindlichkeit
Mitarbeitende tragen ihre Verfügbarkeiten direkt ein. Verantwortliche sehen auf einen Blick, wer kann, und treffen schnell Entscheidungen.
Ergebnis: weniger Nachrichten-Chaos, weniger Excel-Listen, klarere Zuständigkeiten.
Dienst- & Teamplanung ohne Lücken
Dienstverantwortliche (oder Teamleitungen) können Rollen und Aufgaben gezielt besetzen und daraus Dienstpläne erzeugen. Offene Punkte bleiben sichtbar – inklusive Erinnerungen.
Ergebnis: weniger Last-Minute-Ausfälle, deutlich bessere Planbarkeit.
Abläufe in Minuten statt Stunden
Mit Ablaufvorlagen für wiederkehrende Formate (z. B. Vereinsabend, Schulung, Benefizveranstaltung) steht die Struktur sofort. Du passt nur noch Details an.
Ergebnis: schneller fertig, konsistente Qualität, reibungslosere Durchführung.
Automatische Kommunikation entlastet das Orga-Team
NGO.tools verschickt:
- Erinnerungen an eingeteilte Dienste/Teams
- Erinnerungen bei fehlenden Einteilungen
- Automatischen Ablaufversand vor der Veranstaltung
Ergebnis: weniger Rückfragen, alle sind vorbereitet, die Orga läuft zuverlässig.
Alles zentral: Ablauf, Dateien, Fakten, Nachbereitung
Abläufe werden in der Cloud abgelegt, relevante Dateien stehen zentral bereit und Kennzahlen/Fakten werden strukturiert dokumentiert (z. B. Besucherzahlen, Einnahmen)
Ergebnis: sauber dokumentiert – ideal für Nachbereitung, Reporting und Übergaben.
Funktionen im Detail
Veranstaltungen anlegen & durchführen
Plane jede Art von Nonprofit-Event: Workshops, Spendenevents, Aktionen, Trainings, Mitgliederversammlungen – oder Gottesdienste.
Verfügbarkeiten wie bei Doodle
Mitarbeitende geben an, wann sie verfügbar sind. Teamleitungen sehen die Übersicht und können Aufgaben effizient verteilen.
Einteilung durch Verantwortliche & Dienstpläne
- Einteilung von Rollen/Aufgaben durch zuständige Personen
- Erstellen und Teilen von Dienstplänen
- Transparenter Status: was ist besetzt, was fehlt noch?
Ablaufplanung mit Vorlagen
- Vorlagen für wiederkehrende Abläufe
- Anpassung in wenigen Klicks
- Ablauf wird für alle Beteiligten bereitgestellt
Erinnerungen & fehlende Einteilungen
- Erinnerungen an eingeteilte Teams/Rollen
- Erinnerungen, wenn Einteilungen noch fehlen
- Weniger „Wer macht was?“ – mehr Klarheit
Automatischer Ablaufversand & Cloud-Ablage
- Ablauf wird automatisch vor der Veranstaltung versendet
- Ablage im Cloud-Speicher für zentrale Verfügbarkeit
Datei-Uploads für beteiligte Teams
Stelle Dokumente bereit, z. B. Briefings, PDFs, Checklisten, Präsentationen, Ablaufhinweise oder Grafiken.
Faktenverwaltung (z. B. Besucherzahlen & Zweckinfos)
Erfasse Kennzahlen und Infos, z. B.:
- Besucherzahlen/Teilnehmende
- Spenden-Zweck, Zweckbindung, Anlass
- weitere veranstaltungsbezogene Fakten
Musikplanung mit Songselect (optional)
Für Organisationen, die Musik planen: Strukturierte Musikplanung mit Songselect-Anbindung.
Anbindung an Churchtools (optional)
Typische Anwendungsfälle
Benefiz-Event oder Spendenlauf
Verfügbarkeiten einsammeln, Teams einteilen, Ablauf per Vorlage erstellen, Dateien zentral bereitstellen, Besucher-/Teilnehmerzahlen dokumentieren.
Workshop oder Schulung
Ablaufvorlage nutzen, Aufgaben und Rollen verteilen (Moderation, Technik, Empfang), Erinnerungen automatisieren, Materialien hochladen.
Gemeinde-/Kirchen-Event
Gleicher Workflow: Dienste einteilen, Ablauf planen, Musik per Songselect, automatische Kommunikation – ohne Tool-Wechsel.
FAQ – Häufige Fragen
Für welche Organisationen ist das geeignet?
Für Vereine, Stiftungen, gGmbHs, Initiativen, Verbände – überall dort, wo Teams Veranstaltungen gemeinsam planen und Aufgaben verteilt werden.
Wie funktionieren Verfügbarkeiten?
Wie bei Doodle: Mitarbeitende geben an, wann sie können. Verantwortliche nutzen die Übersicht für die Einteilung.
Können mehrere Verantwortliche parallel planen?
Ja. Teamleitungen/Dienstverantwortliche können ihre Bereiche eigenständig organisieren und Einteilungen vornehmen.
Gibt es Erinnerungen für Teams und offene Rollen?
Ja. Es gibt Erinnerungen für eingeteilte Rollen sowie Erinnerungen für fehlende Einteilungen.
Wird der Ablauf automatisch geteilt?
Ja. Der Ablauf kann automatisch vor der Veranstaltung versendet werden – damit alle rechtzeitig informiert sind.
Wo werden Ablauf und Dateien gespeichert?
Im Cloud-Speicher – zentral, auffindbar und ohne E-Mail-Anhang-Flut.
Können wir Dateien und Infos pro Team bereitstellen?
Ja. Du kannst Dateien hochladen und sie für beteiligte Teams verfügbar machen.
Kann man Kennzahlen wie Besucherzahlen dokumentieren?
Ja. Besucherzahlen/Teilnehmende sowie Zweckinfos (z. B. Spenden-Zweck) lassen sich strukturiert erfassen.
Ist Songselect verpflichtend?
Nein. Die Songselect-Anbindung ist optional und nur relevant, wenn ihr Musikplanung in eurem Ablauf abbilden wollt.
Ist eine Anbindung an Churchtools für Daten-Anbindung möglich?
Ja, Churchtools kann in NGO.tools angebunden werden.
Planung, die Teams entlastet – und Veranstaltungen professioneller macht
Koordiniere Verfügbarkeit, Aufgaben, Ablauf, Dateien und Erinnerungen in einem System – damit eure Veranstaltung sicher steht.
2026. NGO.TOOLS ist ein Brand von Help NGO gGmbH und als gemeinnützig anerkannt vom Finanzamt Villingen-Schwenningen unter der St.Nr. 22103/86759.
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