Bilanz-Buchhaltung für Non-Profits – einfach, automatisiert, GoBD-konform
NGO.tools ist das Software-Tool für Vereine, Stiftungen, gGmbHs und NGOs, die doppelte Buchführung sicher erledigen wollen – mit KI-Vorschlägen, automatischem Bankabruf und Beleg-Erkennung.
Warum NGO.tools?
Viele Nonprofits kämpfen mit knappen Ressourcen, wechselnden Zuständigkeiten und komplexen Anforderungen (Bilanz, USt, Spenden, Projekte). NGO.tools reduziert den Aufwand auf das Wesentliche: Kontoumsätze + Belege rein → KI-Vorschlag prüfen → fertig buchen.
Nutzen – was ihr konkret gewinnt
Zeit sparen durch Automatisierung
- Bankkonten anbinden und Umsätze automatisch alle 4 Stunden abrufen
- Belege hochladen (Rechnungen) und automatisch erkennen lassen
- KI liefert Buchungsvorschläge, statt manueller Konten-Recherche
Ergebnis: weniger manuelle Arbeit, schnellere Monatsabschlüsse und aktuelle Übersichten, weniger Rückfragen im Team.
Buchhaltung ohne Vorkenntnisse
NGO.tools ist so aufgebaut, dass auch Nicht-Buchhaltungsexperten sicher und ohne Mühe arbeiten können:
- Intuitive Bedienung
- Keine Buchhaltungs-Vorkenntnisse nötig
- Sachkonten werden als selbsterklärende Bezeichnungen angezeigt, sodass jeder versteht, was er tut.
Ergebnis: weniger Einarbeitung, weniger Fehler, mehr Sicherheit im Alltag.
Saubere Bilanzbuchhaltung
Doppelte Buchführung einfach gemacht:
- Sphären sauber abgetrennt buchbar
- UST/VST wird im Hintergrund ermittelt und verbucht
- Split-Buchungen für gemischte Zahlungen (z. B. Projekt + Verwaltung)
- Umbuchungen schnell abbilden
- Anlagen-Buchhaltung mit AFA
Ergebnis: korrekte Buchungen auch bei komplexeren Fällen – ohne Excel-Workarounds.
Mehr Überblick für Vorstand & Finance
Das Finanz-Dashboard liefert immer eine klare Übersicht über:
- Aktuellen Stand
- Ein- und Ausgänge
- Entwicklung und Trends
- Projekt-Details
- Zentrale Kennzahlen für schnelle Entscheidungen
Ergebnis: jederzeit Klarheit, wie die Organisation finanziell steht.
Prüfbar, exportierbar, anschlussfähig
- GoBD-konform arbeiten
- Finanz-Auswertungen & Bericht-Export (Einnahmen, Ausgaben, Spenden, Mitgliedsbeiträge)
- DATEV-Export für Steuerberatung
- OPTIGEM Import und Migration
- Steuererklärung vorbereitet erstellen
Ergebnis: saubere Übergabe an Steuerkanzlei und bessere Vorbereitung für Jahresabschluss & Prüfungen. Einfache Datenübergabe aus anderen Finanzbuchhaltungssystemen wie Optigem u.a.
Funktionen im Detail
- KI-gestützte Buchungsvorschläge
Sicheres, (teil-)automatisiertes Buchen durch KI-Vorschläge
Automatisches Erkennen & Auslesen von Daten (u. a. Spenden, Wiederholungsbelege)
USt-Zuordnung inklusive (soweit erforderlich) - Bankanbindung
Einfach alle Bankkonten anbinden
Kontoumsätze aktuell anzeigen und buchen (automatisches Auslesen der Kontoumsätze)
Optional: manueller Import von Umsätzen - Beleg-Upload & Beleg-Erkennung
Rechnungen/Belege hochladen
Daten werden (fast) automatisch erkannt
Direkter Buchungsvorschlag zur schnellen Verbuchung - Kontenrahmen & Kontenlogik
Vorangelegte, erklärte Konten
Sachkontenplan SKR42 hinterlegt oder anderer als Basis (je nach Bedarf) - Auswertungen, Berichte & Exporte
Einnahmen-/Ausgaben, SuSa, GuV, Bilanz
Spenden & Mitgliedsbeiträge auswertbar
Export für weitere Verarbeitung (Reporting, Fördermittel, Controlling)
Erweiterte Module
- Anlagenbuchhaltung mit AfA (Abschreibungen)
- Elektronisches Kassenbuch
- DATEV-Export
- Optigem-Import
Typische Anwendungsfälle
Spenden & Mitgliedsbeiträge sauber verbuchen
Wiederkehrende Zahlungen automatisch erkennen, zugeordnen und übersichtlich auswerten
Projektfinanzen transparent abbilden
Split-Buchungen und klare Kontenlogik helfen, Projekt- und Verwaltungsanteile sauber zu trennen.
Monats-/Jahresabschluss stressfrei vorbereiten
Auswertungen, Export und DATEV-Schnittstelle schaffen Struktur – auch wenn Zuständigkeiten wechseln.
FAQ – Häufige Fragen
Ist NGO.tools für doppelte Buchführung geeignet?
Ja. NGO.tools unterstützt Bilanzbuchhaltung mit doppelter Buchführung inklusive Split- und Umbuchungen.
Brauchen wir Buchhaltungskenntnisse?
Nein. Die Oberfläche ist intuitiv, und Konten sind verständlich beschrieben, sodass auch Einsteiger sicher buchen können.
Ist das Tool GoBD-konform?
NGO.tools ist auf GoBD-konforme Buchhaltungsprozesse ausgelegt (prüfbar, nachvollziehbar, strukturiert).
Wie funktioniert die Bankanbindung?
Ihr bindet eure Bankkonten einmalig mit eurem Passwort an (auch Paypal, Kreditkarten-Konten); NGO.tools liest Konto-Umsätze automatisch alle 4 Stunden aus. Alternativ ist ein manueller Import möglich.
Kann ich Belege hochladen und automatisch buchen lassen?
Ja. Belege werden erkannt und ihr erhaltet einen KI-Buchungsvorschlag, den ihr nur noch prüft und bestätigt.
Unterstützt NGO.tools SKR42?
Ja. Es gibt vorangelegte, erklärte Konten auf Basis SKR42 oder anderer Kontenpläne (je nach Setup).
Können wir DATEV nutzen?
Ja. NGO.tools bietet einen DATEV-Export zur Weitergabe an eure Steuerberatung.
Gibt es Schnittstellen und Migrationshilfe z.B. zu Optigem, CiviCRM u.a.?
Ja. NGO.tools bietet eine automatisierte Schnittstelle zu Optigem, CIVICRM und anderen Buchhaltungsanbietern an. Die Deine Daten werden komplett übernommen (Stammdaten, Kunden-/Lieferanten-Daten, Spenden-Infos, Mitglieder-Infos, Newsletter-Infos mit Segmenten und Sachkonten). NGO.tools begleitet mit erfahrenen Spezialisten den gesamten Prozess, hilft der vorherigen Analyse und Optimierung. So wird Eure Buchhaltung besser als zuvor.
Gibt es ein Kassenbuch und Anlagenbuchhaltung?
Ja. Enthalten sind elektronisches Kassenbuch sowie Anlagenbuchhaltung mit AfA.
Welche Auswertungen bekomme ich?
Ihr könnt Einnahmen/Ausgaben-Übersichten nach zeitlicher Eingrenzung auswerten. Spenden und Mitgliedsbeiträge anzeigen und Berichte exportieren (z. B. für Vorstand, Fördermittel oder Steuerberatung). Summen- und Saldenliste, GuV, Bilanz-Auswertungen sind konfigurierbar.
Buchhaltung, die euer Team versteht – und eure Steuerberatung liebt
Starte mit NGO.tools und bring Struktur in Bilanz, Belege, Bank und Berichte.
2026. NGO.TOOLS ist ein Brand von Help NGO gGmbH und als gemeinnützig anerkannt vom Finanzamt Villingen-Schwenningen unter der St.Nr. 22103/86759.
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